Los procesos son entidades vivas en las organizaciones, creer que un manual de procedimientos es un “librito” que esta guardado en un archivero en la oficina de Dirección de Personal… es un error.
Como lo hemos vivido durante el 2020, los procesos cambian dependiendo del entorno o se ajustan a nuevas tendencias, se van deteriorando y a veces son abandonados (por falta de seguimiento) ya sea por factores externos o internos, pero siempre se estima que sean un ciclo y que se repitan, hasta volvernos expertos en dicho proceso.
Como lo mencionamos antes, para diseñar o rediseñar un proceso es necesario:más info aquí
1.- Separar el proceso de la herramienta
2.- Analizar “como debe ser” , en lugar de “como lo estoy haciendo”
3.- Diseñar un proceso con visión a futuro
4.- Seguir el orden: ¿Qué? ¿Por qué? ¿Cómo?
5.- Crear un diagrama
Ahora te comparto 3 acciones para evitar su deterioro / abandono:
1.- Identifica etapas, tareas/acciones, eventos, entregables, responsables y herramientas
Etapa: Deberías ser capaz de identificar fácilmente en que parte del proceso estas
Tareas/acciones: Deberías fácilmente saber que acción acaba de pasar, cuando y que acción sigue
Reuniones: Si hiciera falta, convoca a reuniones que permitan el avance del proceso (evita juntitis)
Entregables: Genera documentos y/o entidades, marcando responsables, muy importante que la siguiente acción sea clara y tenga un responsable directo.
Herramientas: Por lo regular el software o herramienta de ofimática de tu elección.
2.- Siempre valida que tu proceso tenga un propósito
La falta de un propósito es la principal causa de abandono, y la de supervisión es la causa de su deterioro, por eso es importante que siempre se aclare el objetivo de cada proceso y si son secundarios o simplemente están de más, hay que eliminarnos, por ejemplo:
En una empresa de abarrotes, al mayoreo… se deseaba saber cuantas llamadas telefónicas hacían los agentes al día, para saber si el telemarketing era el medio más efectivo de venta al mayoreo… se descubrió que la mejor manera de vender era con visitas directas cada cierto tiempo, sin embargo el proceso de captura de llamadas telefónicas siguió, aunque no se tuviera ya un propósito y por ende, se deterioro y acabo por no llevarse.
3.- Registra, sigue y mide tus acciones
Ya sea una cotización/pedido/Factura (Proceso de ventas) o un Lead/Prospecto/Oportunidad (Proceso de CRM)… regístralo en tu sistema ERP o CRM, dale seguimiento y mide los resultados de ser posible de manera gráfica.
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Saludos
