Campos particulares en Microsip

Un campo particular es un campo que MICROSIP no tiene por defecto pero que puede ser creado por el cliente, según sus necesidades. por lo que esta característica le brinda una enorme versatilidad al sistema, configurándolo según sus necesidades.

Pueden ser utilizados para agregar información a los documentos de una manera que posteriormente a través de reportes personalizados se pueda obtener información.

Por ejemplo, si queremos identificar movimientos con un proyecto en particular, debemos crear ese campo particular en cada documento donde lo necesitemos para identificar el proyecto y posteriormente realizar reportes especiales donde se separa la información según el proyecto deseado o agrupado y/o totalizado por proyecto.

OTRO USO

Otros ejemplos podría ser hora de recibido de la recepción/remisión. Tipo de sangre de los trabajadores. Fecha de vencimiento del seguro de algún activo fijo. etc.

Los campos particulares pueden ser:

Texto (con un tamaño máximo de 99 caracteres) permite cualquier caracter.

Numérico. El cual se valida al momento de ingresar los datos, también incluye la opción de validar los rangos permitidos para ese valor.

Fecha, que puede ser elegida desde un calendario

Lógico con solo dos alternativas SI o NO (el valor en la base de datos es S o N)

Lista para que el usuario pueda elegir desde varias opciones predeterminadas, tales opciones deberán ser capturadas dentro de ese mismo campo.

Los datos que tienen en común son:

Requerido, si esta opción está habilitada, será obligatorio por parte del usuario capturar algún dato dentro de este campo.

Valor predeterminado. Es el valor por defecto que opcionalmente se guardará dentro del campo, aunque el usuario no haya elegido y/o capturado ninguno.

Notas. Es un texto amplio donde se explica el uso de ese campo para su correcta aplicación por parte del usuario. Aparecerá automáticamente al colocar el mouse sobre el campo al momento de estar editando.

Como crear un campo particular

Se crean en la administración del sistema, se selecciona la empresa y se elije la opción en el menú herramientas->Campos particulares.

Una vez dentro de la opción deberá elegir el elemento que va a incluir el campo particular.

Muchos elementos de MICROSIP (no todos) permiten agregar campos particulares, principalmente documentos y catálogos principales:

Catálogo:

• Activos fijos (contabilidad)
• Artículos (ventas, compras, inventarios y punto de venta)
• Clientes (ventas y cuentas por cobrar)
• Cuentas bancarias (contabilidad y bancos)
• Cuentas contables (contabilidad y bancos)
• Empleados (nómina)
• Proveedores (compras y cuentas por pagar)

Documentos

• Ventas: Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones de remisión y devolución de venta.
• Compras: Orden de compra, recepción de mercancía, compra, recepción de mercancía y recepción de compra.
• Inventarios: Entrada de inventario, salida de inventario y catálogo de artículos (los campos particulares son por el documento, independientemente del concepto que se utilice para la entrada o salida)
• Cuentas por cobrar: Cargos y créditos (independientemente del concepto utilizado)
• Cuentas por pagar: Cargos y créditos (independientemente del concepto utilizado)
• Contabilidad: Pólizas.

Encadenamiento de campos particulares

Cuando los elementos conectados dentro de un módulo tienen un campo particular con el mismo nombre, al crearse el siguiente documento del proceso, el nuevo documento contendrá el campo particular que venía en el módulo anterior.

Ejemplo, si tenemos el mismo Campo (mismo nombre y tipo) dentro de los documentos COMPRAS: orden de compra, recepción de mercancía y compra, al capturar el dato en la orden de compra, ese dato pasará a la recepción y posteriormente a la compra, al crear el documento sin necesidad de que se capture manualmente.

El encadenamiento de campos particulares solo aplica para el mismo módulo, no aplica para otros módulos conectados, para el ejemplo anterior, el cargo generado por la compra… no tendrá o podrá heredar el valor, se deberá poner manualmente.

Encadenamiento de campos particulares con otros sistemas

Algunos módulos de EXSIM como requisiciones permiten también la generación de campos particulares que pueden, encadenarse con documentos de MICROSIP, por ejemplo el documento SOLICITUD DE COTIZACIÓN que genera una orden de compra, puede tener un campo particular con el mismo nombre que otro en orden de compra, por lo que el valor capturado, también aparecerá en el mismo campo de la orden de compra.

Sin embargo, deberán ser del mismo tipo y no todos los módulos de EXISM permiten campos particulares de diferentes tipos como MICROSIP.

Recomendaciones finales

• No utilice espacios en los nombres de los campos particulares
• No abuse de los campos particulares, aunque MICROSIP no tiene un límite técnico, los seres humanos sí, platique con su consultor antes de agregar alguno.

Colaboración: Marco Antonio Herrera